ДОПОЛНЕНИЕ
ТРЕБОВАНИЯ К ДЕЛОВЫМ ПОЕЗДКАМ ДЛЯ СОТРУДНИКОВ ДРУГИХ КОМПАНИЙ

  1. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ

    1. Сфера применения. Настоящее дополнение распространяется на всех командированных сотрудников других компаний (в частности, независимых подрядчиков, консультантов, поставщиков и их персонал), которым Seagate компенсирует расходы на деловые поездки, и регулирует порядок компенсации затрат на авиаперелеты, проживание в гостиницах, прокат автомобилей, питание и других командировочных расходов.

    2. Общая политика. Seagate компенсирует расходы только по предварительной договоренности. Они должны быть разумными, обоснованными, реальными и соответствовать условиям настоящего дополнения. Seagate не возмещает расходы, не соответствующие условиям настоящего дополнения.

    3. Исключения. Чтобы в порядке исключения получить компенсацию расходов, не соответствующих условиям настоящего дополнения, перед бронированием билетов нужно оформить разрешение, подписанное исполнительным вице-президентом компании Seagate или вышестоящим лицом.

  2. КЛАСС ОБСЛУЖИВАНИЯ

    1. Экономический. Если перелет после пересадки или ночевки длится менее 6 часов, он должен выполняться исключительно в экономическом классе.

    2. Бизнес и экономический премиальный. Если перелет после пересадки или ночевки международный и длится 6 часов и более, то он может выполняться в экономическом премиальном или бизнес-классе, но при условии, что стоимость авиабилета не превышает 6500 долларов США.

    3. Понижение класса обслуживания без предварительного согласования. При понижении класса авиабилетов запрещается использовать разницу в цене для покрытия других расходов, получения денежных компенсаций или бонусов. Все такие бонусы и сэкономленные средства должны возвращаться компании Seagate.

  3. СТОИМОСТЬ АВИАБИЛЕТОВ

    1. Самый низкий из сравнимых авиатарифов. Seagate возмещает стоимость авиабилетов, только если они имеют допустимый класс обслуживания и приобретены по самому низкому из сравнимых тарифов. Последний определяется следующим образом:

      1. Сравнивать следует цены на невозвратные авиабилеты с одним и тем же классом обслуживания, предусматривающие до 1 пересадки в каждую сторону (для внутренних перелетов) или до 2 пересадок в каждую сторону (для международных перелетов).

      2. Сравнивать следует цены на невозвратные авиабилеты с одним и тем же классом обслуживания, длящиеся до 2 часов в каждую сторону (для внутренних перелетов) или до 4 часов в каждую сторону (для международных перелетов).

    2. Лишние расходы. Если в Seagate определят, что стоимость выбранных командированным сотрудником билетов превышает самый низкий из сравнимых авиатарифов, то компенсируют только сумму последнего. Разницу в цене доплачивает сотрудник или его работодатель.

  4. ПРОЦЕДУРА БРОНИРОВАНИЯ И КОМПЕНСАЦИИ

    1. Заказ на покупку. Чтобы компания Seagate компенсировала расходы, на них нужно предварительно оформить и утвердить заказ на покупку.

    2. Платежи и компенсация. Командированные сотрудники сами оплачивают свои расходы по ходу дела или в установленный срок. После командировки они могут выставить Seagate счет, соответствующий утвержденному заказу на покупку, и получить возмещение истраченной суммы. Если командированный является сотрудником независимого подрядчика, консультанта, поставщика или другого бизнес-партнера Seagate, то расходы ему компенсирует работодатель, который затем выставляет Seagate счет, соответствующий утвержденному заказу на покупку.

    3. Турагентство, утвержденное Seagate. Владельцы пропусков с глобальными идентификационными номерами Seagate обязаны бронировать билеты для деловых поездок исключительно через турагентства, утвержденные Seagate. Для этого в отделе командировок Seagate можно получить гостевой профиль, позволяющий связаться с партнерским турагентством и сделать необходимые бронирования. Если через это турагентство невозможно забронировать авиабилеты по самому низкому из сравнимых тарифов, командированный сотрудник обязан сделать бронирование по указанному тарифу напрямую через оператора.

  5. ЗАПРЕТЫ И НЕКОМПЕНСИРУЕМЫЕ РАСХОДЫ

    1. Запрет на оплату расходов государственных служащих. В компании Seagate запрещено компенсировать государственным служащим и чиновникам расходы на деловые поездки без предварительного письменного разрешения отдела Seagate по юридическим вопросам и нормативно-правовому соответствию.

    2. Запрет на оплату расходов гостей и супругов. В компании Seagate запрещено компенсировать расходы на поездки гостям и супругам командированного персонала, кроме случаев, когда их присутствие необходимо или крайне желательно для достижения утвержденной Seagate бизнес-цели командировки. В подобных случаях компенсация расходов предоставляется в порядке исключения. Чтобы получить ее, перед бронированием билетов нужно оформить разрешение, подписанное исполнительным вице-президентом и финансовым директором компании Seagate.

    3. Некомпенсируемые расходы. В компании Seagate запрещено компенсировать следующие расходы:

      1. Алкогольные напитки.

      2. Пени за просрочку платежей по кредитным картам.

      3. Ноутбуки, ПК, настольные компьютеры, планшеты, сотовые телефоны, сумки для ноутбуков, периферийные устройства для компьютеров.

      4. Программы идентификации зарегистрированных пассажиров и допуска к закрытой информации.

      5. Взносы за членство в авиаклубах и участие в программах для часто летающих пассажиров.

      6. Выбор лучших мест, приоритетная посадка повышение класса обслуживания без предварительного согласования.

      7. Страхование воздушной перевозки.

      8. Проезд от дома до офиса в обычный рабочий день.

      9. Штрафы за нарушение правил дорожного движения или неправильную парковку.

      10. Системы GPS, спутниковое радио, предоплата топлива и специальные предложения по заправке арендованных автомобилей.

      11. Дополнительное страхование поездки или арендуемых автомобилей.

      12. Просмотр кинофильмов в гостинице.

      13. Личное имущество, утерянное, украденное или поврежденное во время командировки.

      14. Медицинские препараты, в том числе по повторным рецептам.

      15. Транспортировка, налоги, пошлины и другие сборы за доставку личного имущества.

      16. Перевозка домашних животных.

      17. Услуги няни и учреждений дневного ухода за детьми.